”ウィズコロナ”にシェアオフィスがオススメな5つの理由

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新型コロナウィルスの流行に伴い、私たちの働き方が変わりつつあります。テレワークなどウィズコロナの時代を生き抜くために様々な働き方を採用する必要が出てきました。
この記事では、新しい働き方の提案として「シェアオフィス」を題材にして取り上げ、賃貸オフィスと比べてどう違うのか、ウィズコロナの時代にどの様なメリットがあるのか具体例を5つ紹介します。

① 移転や人員増減にも柔軟に対応できる
② 拠点分散に活用できる
③ 自宅環境が整わない社員のリモートワークスペースとして活用できる
④ 賃貸オフィスと比較し出入りが柔軟にできる
⑤ シェアオフィス単位でコロナ対策がされている

①移転や人員増減にも柔軟に対応できる

賃貸オフィスと比較し、シェアオフィスは移転(移動)の面や規模の面で柔軟に対応できることが多いです。
事業所拠点の分散やテレワークの推進により、従来のようなオフィスの広さが不要になる企業が増えています。
こうした企業が今続々とシェアオフィスに移転しています。

シェアオフィスの場合、椅子やデスクなど家具が備え付けであることが多く、入居時の初期投資をおさえることができます。そのため、コロナの影響で現在のオフィスから移転しなくてはならなくなった時、コストや手間を最小限におさえて移動することができます。さらにシェアオフィスの中には、会社の規模に合わせて区画スぺ―スの拡大縮小に柔軟に対応してくれるオフィスもあります。入居人数に関わらず同じ賃料と固定費を支払わなければいけない賃貸オフィスと比べて、シェアオフィスは規模に合わせた費用のみの支払いで済むようになります。

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拠点分散に活用できる

シェアオフィスを様々な場所に契約することで、拠点分散が可能になります。

コロナが流行する以前は、従業員同士でコミュニケーションを取りやすくし生産性を上げることを目的に、1つの拠点に対して大規模なオフィスを借りることが主流でした。しかし、ビジネスの中心地に大規模なオフィスを構えてしまうと、費用が非常に高額になることに加え、遠方通う社員にとって通勤に大きな負担がかかるという問題がありました。

それがウィズコロナをきっかけに大きく見直されることになります。
テレワークが推進されたことで、1つの拠点に社員全員が集まらなくても仕事ができる体制が各企業に確立されました。社員の自宅近くに複数オフィスを契約して、そこで仕事をしてもらうという拠点分散が主流になりつつあります。そんな拠点分散先としてシェアオフィスが選ばれています。好立地の場所にあることが多く、コストや手間を最小限にできるシェアオフィスは小規模なオフィスを他拠点に持ちたいという企業のニーズにマッチしています。

拠点分散はもともと「物流」の業界において有効とされていた形態で、全国に小規模な物流センターを複数設置しておくことで、配送にかかる時間を短縮したり、配送コストを削減できるなどというメリットがありました。同じ考えを、他の業界にも応用することができ、拠点を分散することによりコロナ前の集約的な拠点のデメリットを解消できるようになりました。拠点ごとに、人数を制限できるため、三密を避けることができると同時に、拠点ごとに様々な用途で用いることができるなどメリットは多岐に及びます。

実際に、分散拠点を利用した企業では、「意外と生産性が下がらなかった」、「むしろ、職場の選択肢が増えて社員のモチベーションが上がった」などのプラスの声が多い一方、「オンラインなので気軽に先輩に相談しにくい」といったマイナスの意見もあるので、あらかじめ質問しやすい仕組みを作るなど対策をしておく必要があります。

自宅環境が整わない社員のリモートワークスペースとして活用できる

シェアオフィスを、就業時に社員が利用できるようにすることで自宅でリモートワークをする際の弊害をなくすことが可能になります。
コロナの影響で、多くの企業がテレワークを採用するようになったことにより、会社に出勤することなく自宅で業務を行えるようになりました。一見、社員にとっては自宅でも勤務ができるようになり働きやすくなったように感じますが、自宅の環境によって仕事の効率が左右されてしまうという問題が浮き彫りになりました。具体例として2つ紹介します。

自宅環境の弊害の例(1):家族

オフィスにいるときに比べ、近くに家族いる環境で仕事をしなくてはなりません。そのため、配偶者や子供が気になってしまい、仕事に集中できないといった問題が発生してくるでしょう。また、会社の機密情報の漏洩のリスクも考えられ、会社側にとってのリスクもあります。

自宅環境の弊害の例(2):自宅の設備

仕事の効率を決める要因として、仕事をするための設備がいかに整っているかがありますが、自宅勤務になるとそれが人によってバラバラになってしまいます。例えば、wifiをマンション共有で使っている場合に比べて、自分で独占して使っている場合が速いことや、デスクの大きさ、椅子の座り心地によっても左右される可能性が出てきます。

以上のような弊害の他にも、自宅であるためにうまく仕事のon/offを切り替えられなかったり、動かないことによる運動不足などといった問題も懸念されます。そこで、仕事時に利用できるシェアオフィスを契約することにより上記のような問題を抱える社員でも生産性を下げることなく仕事に打ち込める環境を提供する企業が増えています。シェアオフィスを利用することで、家族や自宅環境を気にすることなく快適に仕事をすることができます。

賃貸オフィスと比較し出入りが柔軟にできる

シェアオフィスは契約の期間が短めに設定されていることが多く、賃貸オフィスに対して柔軟に移転できます。

賃貸オフィスの場合、申し込みをしてから賃貸借契約が締結するまでに基本的に2週間以上の時間を要します。あらかじめ必要な設備が整っていないことも多いため、内装及び外装の工事の時間を加えて考えると、オフィスの利用開始までさらに時間がかかることになります。
また、一般的に賃貸オフィスの契約期間は2年と言われており、一度契約をしてしまうと長期間利用しなくてはいけません。退去時に原状回復費用といって、借りた時の状態に戻す費用がかかってしまうため安易に移転することも難しいと言えます。

それに対し、シェアオフィスの場合、申し込みをしてから早ければ数日で入居できることもあり、初めから内装および外装は工事済みのため、内装・外装工事によるタイムロスなく利用を開始することができます。

また、シェアオフィスの契約期間は1年~2年のように長期のものが多いですが、1か月のように短期で契約できるオフィスもあります。長期の契約期間の場合でも、〇カ月前に申請すれば解約ができるといった期間内解約規定があるオフィスが多く、比較的スムーズに移転することができます。シェアオフィスを利用するハードルは賃貸オフィスに比べて非常に低く、今後オフィス移動が当たり前の時代になった時に重宝されること間違いなしでしょう。

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シェアオフィス単位でコロナ対策がされている

シェアオフィスはそれぞれ違った設備が整っており、中にはコロナ対策をしている場合もあります。ここでは具体的にシェアオフィスでされているコロナ対策について2つ紹介します。

シェアオフィスでのコロナ対策の例(1):清掃・衛生管理の対策

清掃・衛生管理の点で、されている主な対策には以下のようなものがあります。

  • 除菌清掃の頻度の増加
  • アルコール等のコロナ対策グッズの設置
  • 受付時のマスク着用チェック、検温
  • 一定時間毎の換気
  • シェアオフィスでのコロナ対策の例(2):集団で使うスペースでの対策

    会議室など大人数で集まる場所でのコロナ対策は以下のようなものがあります。

  • 利用人数の制限
  • 席毎にスペースを作ることでのソーシャルディスタンスの実現
  • トイレのジェットタオルをペーパータオルに代替え
  • また紹介した2つの他にも、施設内の感染者が出たら公式ページで注意喚起するなど、シェアオフィス毎にユニークなコロナ対策がなされているところもあります。このように、シェアオフィス自体が率先してコロナ対策をしてくれるので安心して仕事に集中することができます。

    >>シェアオフィスのコロナ対策についてより詳しく知りたい方はこちらから<<

    最後に

    シェアオフィスがウィズコロナの働き方にいかに有効であるか理解いただけたでしょうか?
    新型コロナウィルスの流行により、かつて当たり前だと言われていた働き方が見直された今、新しい働き方を探さなければなりません。
    この記事を参考にシェアオフィスをぜひ利用してみてください。

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    JUST FIT OFFICE マガジン編集部
    投稿者紹介
    はじめまして!当サービスの執筆を担当している「JFO マガジン編集部」です。宜しくお願い致します。私たちは、オフィス探しに限らず、起業や創業、移転に付随する様々な情報をご提供させていただき、少しでも皆さまのお手伝いが出来ればと考え、執筆しています。
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    ※1 調査期間:2020年2月~2021年6月 ご利用者様アンケート(当社調べ)。数値はサービスへの満足度(4段階)のうち、「満足」「大変満足」の合計値。
    ※2 利用期間:2019年4月~2021年7月 利用ユーザー数(当社調べ)
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    ※調査方法:インターネット調査、2022年1月 サイトのイメージ調査、調査提供:日本トレンドリサーチ