バーチャルオフィスのメリットとデメリットをわかりやすく解説！

最終更新日: 2022/05/31

リモートワークをされてる会社員やフリーランスの方が利用されている、シェアオフィス・コワーキングスペースの認知度が一般の人にも広まってきました。働き方だけではなく、会社経営についても多様化しており、バーチャルオフィスもその一つです。今回は「バーチャルオフィス」に焦点を当てて解説していきます。

バーチャルオフィスについての全体像を把握しておくことで、ご自身のビジネスに向いてるオフィスはどれか判断する材料になります。現在、会社経営をされている方だけではなく、これから会社起業や個人で副業をしようと思っている方にとっても参考になる内容となっています。バーチャルオフィスのサービス内容から、利用のメリット・デメリットまで紹介していきますので、ぜひご参考下さい。

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バーチャルオフィスの役割

バーチャルオフィスは、その名のとおり「仮想事務所」を意味しています。利用の背景としては、IT業界の発展があります。インターネットを通じて商品やサービスを提供する事業ができるようになったので、いままでのようにわざわざ会社に行く必要性がなくなってきたのです。とはいえ企業や個人事業主として事業運営をしていく上では、住所や電話番号は重要な立ち位置にあることは変わりません。

バーチャルオフィスを利用する大きな目的は、住所や電話番号を借り受け、郵送物の転送や電話受付の窓口として利用することです。倉庫や店舗のように、実際に仕事をする場所としての機能はありませんが、拠点を起業や行政などに向けて提供するという点では非常に利用価値が大きいサービスです。

バーチャルオフィスのサービス

バーチャルオフィスは、コワーキングスペースやレンタルオフィスと異なり、電話や住所の提供を受けられるのが大きな特徴です。また、バーチャルオフィスのサービスによっては住所や電話以外にも事業者が受けられる独自のオプションがあります。

郵便転送

郵便転送サービスを利用することで、登録されている住所あてに郵送物を届けてもらうことができます。郵便転送サービスといっても、バーチャルオフィスごとに料金や受け取れる物、利用回数などは決まってます。契約の際は必ず確認しておきましょう。

電話転送

大半のバーチャルオフィスでは電話が利用できます。電話も郵便転送と同様、バーチャルオフィスによって利用できるオプションが異なるので確認が必要です。

・自動転送かオペレーターか？
・通話料はどのくらいかかるのか？
・番号は指定か、自分で決められるのか？

事業形態に合ったオプションを選んでいきましょう。

来客対応

事業として事務所は必要ない場合でも、打合せのスペースが必要な業界は多いです。来客に備える必要がある会社にとっては、会議室や来客室などのサービスがあるバーチャルオフィスを確保しておきましょう。

・会議室の利用できる時間帯、曜日。
・予約があるか、満室の場合の対応
・会議室の種類（部屋の広さや座席数）
・備品の種類、無料か有料か.？
・会議室の場所(階数・立地など）

上記のような項目を確認しておきましょう。

法人登記代行

会社設立のタイミングでバーチャルオフィスレンタルを考える方のために、法人登記代行サービスを提供しているところがあります。レンタルを前提としているため、一般的に専門家に依頼するよりも良心的な価格で利用することができます。法人登記は手間がかかることが多いので、事業に集中したい方などは検討してみてはいかがでしょうか。

会計サービス

バーチャルオフィスを利用するのは、個人事業主や設立したばかりの企業が多いため、会計サービスが提供されていることがあります。バーチャルオフィスと業務提携している税理士が多いため、値段もリーズナブルに設定してあることが多いです。自分で会計をしている時間がない個人事業主や、顧問税理士がいない企業にとっては十分に利用価値があります。

バーチャルオフィスのメリット

コストを抑えられる

最大のメリットはコストを抑えられることです。事務所を賃貸する場合のコストは事業者にとって大きな負担になります。事務所を借りるためには保証金がかかりますし、毎月の家賃、光熱費などのランニングコストもかかります。加えて、内装にこだわれば余計に費用がかかりますし、万一事業に失敗して退去することになれば、タイミングによっては違約金がかかることもあります。一方、バーチャルオフィスの場合は入会金と毎月の利用料くらいです。賃貸で発生するような家賃・光熱費・消耗品費・雑費・設備維持費をゼロにすることもできます。もちろん、サービスやオプションによって多少金額は変わってきますが、それでも事務所を借りるのに比べれば大幅なコストカットが可能です。

手続きが簡単

一般的な事務所を借りる場合は、ネットで物件を探し、足を運び、細かい部分まで比較しなければいけません。物件を決めた後も、契約手続きや内装、リフォームや光熱費の手続きなどやらなければいけない作業は膨大です。バーチャルオフィスは、簡単な手続きで、オプションも限りがあるため一般的な事務所を借りるような手間を抑えられます。ビジネスをはじめるまでの手間だけではなく、期間も早められるので、すぐにビジネスを始めることができます。

信用を得られる

実店舗ビジネスでもない限りは、実際に会社の住所に人が来ることは多くありません。住所に事務所を構えない事業の場合は、「都心の一等地の住所」を登録することで得られるメリットがあります。それは、都心の一等地に会社の住所を登録することによって、ホームページや名刺に記載ができ、信頼を得ることができることです。住所が一等地にあるというだけで、ビジネス上優位に立てるというのがバーチャルオフィスのメリットです。

バーチャルオフィスのデメリット

事務所要件が含まれるある場合

バーチャルオフィスは、法人登記の住所には登録できないという制限はありませんが、事業によっては開業ができない場合があります。それは、下記のような事務所要件がある事業です。

・弁護士、税理士、司法書士
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業

事務所要件がある事業は、実際の執務スペースが必要だったり、電話などのOA機器や設備が必要なケースが多いです。たとえば、宅地建物取引業の場合は、実際の事務所が必要のため住所のみしか存在しないバーチャルオフィスでの開業は困難です。上記以外にも事務所要件がある事業はありますし、事業によっては要件が緩和されることがあります。自治体や事業などによって扱いがことなりますので、さらに詳しい内容は事前に専門家に相談しておきましょう。

住所の重複

バーチャルオフィスの住所は多くの企業が利用しています。同じ住所で登録されているので、検索エンジンで住所を入力した場合に複数の企業が表示されてしまうことがあります。情報を公開することで、信頼性を得ることはできるというメリットもありますが、ときには誤解を生んでしまうリスクもあるので留意が必要です。事業の性質上、足を運ばれる可能性がなければ心配する必要はありませんが、変な疑いを掛けられたくなければあらかじめバーチャルオフィスであることを伝えておくことも一つの手段です。住所の重複はバーチャルオフィスに限らず、レンタルオフィスにもあてはまることです。会社によっては、事業を継続していく中で独自の住所を確保したい場合は、バーチャルオフィスの利用は期限を決めていく必要があります。

郵便の受け取り期間

バーチャルオフィスの郵便転送サービスを利用する場合、会員の手元に荷物が届くまでにバーチャルオフィスのセンターを経由します。その場合、受け取りまでに1週間前後かかる場合があるので、急を要する郵便物が多い事業の場合は不便と感じることもあるかもしれません。とはいえ、サービスによってはセンターに荷物が到着後に通知してくれたり、センターで受け取りできるものもあります。事業に最適なサービスを提供しているバーチャルオフィスを選んでいきましょう。

バーチャルオフィスを利用すべき人

新たに会社を設立したい人

会社設立の際には必ず法人登記をしなければなりません。会社用に賃貸物件を借りようとしても、設立間もない場合は借りられないことがありますし、毎月家賃や光熱費などの維持費がかかります。倉庫や店舗ビジネスなどではなく、事務所も必要でない場合はバーチャルオフィスで十分です。商業登記法上、バーチャルオフィスの住所を登録する制限はありませんし、都心一等地の住所を登録することができればお客様や取引先からの信頼生や安心感も生まれます。

個人事業をしたい人

副業が解禁されてから、会社勤めをしながらビジネスを始める人が増えてきています。ブログ、アフィリエイト、せどり、ネットショップ・・・。副業ビジネスの種類は非常に多くありますが、一定以上の売上を超えたら確定申告が必要になるので、個人事業主として届け出をしなければなりません。自宅の住所を登録することもできますが、賃貸物件の場合は事務所として利用することができないことがありますし、事業をしていく中では、個人情報のトラブルが起こるリスクもあります。またインターネット販売をする場合や名刺を作るときは住所を記載する必要があります。個人情報が全国に公開されることになるので、いつトラブルに巻き込まれるかもわかりません。個人情報を公開することによるトラブルのリスクを避けるためにも、バーチャルオフィスを借りた方が安心できます。

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