フリーランスがバーチャルオフィスを選ぶわけ

最終更新日: 2022/05/31

フリーランス(個人事業主）として企業などの組織に所属をしないで、個人で仕事を取ったり、事業を作る方が、業界を問わず増えてきました。また、IT技術の急速な発展から、働き方も多様化しています。たとえば、会社に通勤しないかわりに、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用したり、田舎や海外に移住して仕事をしている人もいます。本記事のテーマである「バーチャルオフィス」も、働き方が多様化する中で生まれたサービスのひとつです。この記事では、バーチャルオフィスはどういったサービスか解説していく中で、フリーランスに注目されている理由についても掘り下げていきます。フリーランスとしてこれから起業を検討されている方にとっては、特に参考となる内容となってます。

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バーチャルオフィスの種類

バーチャルオフィスは、基本的には住所のみのことが多いですが、中には電話番号や郵便物転送が基本料金に入っていたり、その他サービスがオプションとして利用できるものもあります。基本料金やオプションを含め、バーチャルオフィスにはどういった種類があるのか具体的に解説していきます。

住所＋会議室利用

基本的にはオフィスが不要な事業であっても、商談や打合せなどで、会議室を利用したい場面が出てくることもあるでしょう。もしそうなったときに、そのたびに会議室を借りるのは手間ですし、会社の住所と違うことで混乱する人もでできます。カフェやホテルでは、個人情報の問題もあるので、周囲に気を使っていかなければいけません。一方で、バーチャルオフィスで会議室が利用できれば、前述した手間や混乱を招く事態を避けられ、会議室がたくさんあれば人数に応じて使い分けることもできます。バーチャルオフィスで会議室を借りる際にはチェックポイントがいくつかあります。

・立地
・予約方法
・スタッフがいるか
・飲食ができるのか
・ネット環境、備品
・利用料金、キャンセル料
・会議室の広さ、数、個室かどうか

自社の事業スタイルに必要なサービスを検討していきましょう。

事務手続き代行

バーチャルオフィスでは、下記のような事務手続きを代行してもらえるサービスもあります。

・法人登記代行
・会計サービス
・融資・補助金サポート
・WEB制作サポート

起業したばかりで資金や人が足りなかったり、事業に集中したい場合に利用価値が高いサービスになります。ほとんどのサービスが、一般的な利用料よりリーズナブルに設定されていることが多いので、オプションをうまく使い分けることでコスト削減につながります。

住所＋有人スタッフ

バーチャルオフィスといえ、スタッフがエントランスにいるだけで大きく印象は変わります。郵便物が到着した際は宛名がわからない場合や不要とわかっているものはスタッフが適切に対応してくれますし、来館される方に対してきめ細かい対応を取ることができます。有人スタッフサービスは、基本的なバーチャルオフィスの機能ではないため、有料になることが大半です。ただ、サービスを利用することで、自社でスタッフを採用・教育・管理をする必要はないです事業の負担が軽くなったり、結果的にはコスト削減につながります。事業によっては、可能であれば、有人スタッフがいた方が良い場合もありますが、バーチャルオフィスによって提供サービスが違ってきますので、しっかり検討していきましょう。

ケース①住所利用＆郵便物の転送サービス利用

バーチャルオフィスには基本プラン、またはオプションとして郵便物の転送サービスを利用することができます。起業所在住所・法人登記簿・オンラインショップ・ホームページ・名刺、などに利用しているバーチャルオフィスの住所を記載すると、ダイレクトメールなどの郵便物や書類が届きます。その中には、業務に必要な郵送物もありますが、中には不要なものもあることでしょう。バーチャルオフィスではこれらの郵便物をどのように扱ってもらえるのかについて解説していきます。

郵便物ごとに受け取り方法を選べる

郵便物の転送サービスは、荷物を利用者が希望する住所に転送してもらうことができます。郵便物転送サービスの多くの場合は、登録されている住所に郵便物が届けたびにメールで郵便物の内容が通知されます。利用者は、そのひとつひとつに「早急に配達する」「破棄する」「受け取りに行く」などの要望を返信することができます。バーチャルオフィスは要望通りに処理し、急ぎではない荷物は定期的に送られることが多いです、また、郵便物によっては受け取りができない場合があります。現金書留、裁判所の通達、生もの、食品、冷凍・冷蔵、大きな荷物などです。事前に確認しておきましょう。

郵便物転送サービスの料金について

郵便物転送サービスは、定期的に発送してもらえるサービスですが、オプションの場合と、基本料金に含まれている場合があります。さらに、1通ごとに転送料金が決められていたり、急ぎではない場合はレターパック対応をしているところもあります。注意したいのが、急を要する郵送物が届く可能性がある事業の場合です。郵便転送サービスといっても、バーチャルオフィスごとに料金や受け取れる物、利用回数などは決まっているので、細かい内容まで確認しておきましょう。

ケース②住所利用＆電話番号のサービス利用

スマホが普及してきたとはいえ、いまだに固定電話を持っている企業が大半です。スマホのみしか利用していない会社の信用度より、固定電話を持っている企業の方が断然イメージが良いというのが現状です。さらに具体的なメリットを解説していきます。

電話秘書代行サービス

固定電話があっても、従業員が不足している会社は電話対応が難しい時間帯があります。そんな時に秘書代行サービスを利用できれば、会議や打合せ中も安心して電話対応を任せられます。打合せや会議中は秘書代行にし、余裕があるときに自身で対応することにより、余裕をもった経営に専念していくことができます。

スマホから市外局番通知発信

バーチャルオフィスの固定番号の受発信がスマホから可能になります。名刺やネットに記載の固定電話からの発信になるので、顧客や取引先に安心感を与えることができます。電話対応ができないことは事業チャンスを逃すおそれがあるので、重宝されているサービスです。

インターネットFAX

FAXの送受信をEメールで行えるサービスです。 PCやスマホがあれば外出先でもいつでもFAXをすることが可能です。相手先からのFAXはPDFに変換され、Eメールで受信することになります。 PDFでのデータのやりとりになるので、紙で保管する必要もないですし、基本的には月額料金のみになります。 FAX機器の購入代やメンテナンス代も不要なため、固定費が削減できるのもメリットです。

都心一等地の番号が使える

バーチャルオフィスは、住所が電話番号にも反映されているので、東京に住所があれば「03」の市外局番を利用することができます。地方や海外に住んでいても、都心一等地の市外局番を利用すれば、企業としての信頼性を上げることができます。

フリーランスにぴったりな理由

バーチャルオフィスは、企業よりも個人で仕事を請け負っているフリーランスにぴったりです。フリーランスがバーチャルオフィスを利用することで得られるメリットを解説していきます。

低いコストで借りられる

許認可が必要だったり、事業の性質上オフィスを借りなくても良い場合はバーチャルオフィスを利用した方がはるかにコストを抑えることができます。オフィスを借りる際の初期費用や備品、設備代も不要ですし、電話と住所があれば事業をしていく上で支障はありません。必要であればオプションをつけたり、自社に見合ったバーチャルオフィスを選んで行けば最低限のコストで済みます。事業を始めたばかりで資金繰りが難しい場合は大変便利です。

個人情報

フリーランスの場合、自宅の住所を登録することもできますが、事業をしていく中では個人情報のトラブルが起こるリスクもあります。特にインターネット販売をする場合や名刺を作るときは住所を記載する必要があります。プライバシーである自宅情報をインターネットに公開されることになるので、無駄な営業訪問やDM,ときには嫌がらせ行為などのトラブルに巻き込まれる可能性もあります。個人情報を公開することによるトラブルのリスクを避けるためにも、バーチャルオフィスを借りた方が安心できます。