シェアオフィスを選ぶ時にチェックするべき項目として、固定席か自由席かということが挙げられます。
自由席とは、フリーアドレス制とも呼ばれており、オフィスに通うたびに空いている席を利用することです。
近年では新しい働き方の一環として、シェアオフィスだけでなく、インターネット業界をはじめ企業でもフリーアドレス制を導入する所が増えてきています。
大きなフロアを所持している大企業だけでなく、実は賃貸オフィスの企業にこそ適しており、ITベンチャー等では盛んに導入されています。
今回は、シェアオフィス及び企業のフリーアドレス制の特徴、そしてメリット・デメリットについて解説していきます。
シェアオフィス等で良く耳にするフリーアドレス制とは？
フリーアドレス制とは、自分専用の固定席を持たず、空いている席に自由に座って仕事をすることです。
起業家やフリーランスが集まるシェアオフィスやコワーキングスペースで多く採用されているスタイルで、近年ではベンチャー企業をはじめ多くの企業でも採用されています。
気分次第で自由に席を選ぶことができ、従来のオフィスのような閉塞的な空間ではなく、カフェのようなオシャレでオープンな雰囲気を演出しやすいのが特徴です。
椅子やテーブルもオフィスごとにこだわったものが使用されていることが多く、リラックスしてストレスフリーな環境のなか仕事をすることができます。
反対に固定席とは、自分だけの専用スペースとしてオフィスと契約する形態で、私物や資料など物を置くことができて、プライバシー性が高く集中しやすいのが特徴です。
こちらはパーティションで区切ったり、私語を控えるルール付けをしたりして、集中できる環境づくりをしているオフィスもあります。
利用者側の感覚としてのフリーアドレス制と固定席の最も大きな違いは、「物を置けるか」であると認識しておけば、シェアオフィスを選ぶ際には分かりやすいでしょう。
フリーアドレス制のメリット
実際のシェアオフィスで多く採用されているのは、固定席よりもフリーアドレス制です。
フリーアドレス制はオフィス側も管理がラクで無駄に席を余らせずに済みますので、利用料金を低く抑えることができるというのが理由に挙げられます。
利用者側も低料金でいつでも訪れて自由に座れるため、カフェのように気軽に利用することができます。
他の起業家とコラボする時は近くの席に一緒に座ったり、ひとりで集中したいときには周囲に人が少ない席に座ったりと、状況や気分によって自由に席を選ぶことができるのはフリーアドレス制の大きなメリットです。
フリーアドレス制のデメリット
フリーアドレス制のデメリットとしてまず挙げられるのが、席を自由に選べるがゆえに好きな席に座れなかったり、時間帯によっては込んでいて席が空いていなかったり、オフィスによっては騒がしかったりすることです。
これらのデメリットを払拭するには、入会前に必ず会員の利用状況について確認して、自分が利用しやすいオフィスであるかどうかを判断しておくことです。
また、自由席であるがゆえに他人からパソコン画面が見えますし、資料や私物の置忘れ・紛失・盗難といったセキュリティ上のリスクがあります。
のぞき見防止フィルターをパソコンに貼ったり、ロッカーをこまめに利用したり、離席の際には貴重品を手放さない等の自衛策も必要となってきます。
毎回仕事道具を持ち込まなければならないのもデメリットです。資料はなるべくデジタル化したり、コンパクトに荷物をまとめたりといった工夫も必要になります。
いくつかのデメリットはありますが、少しオフィスに通えば慣れますし、いくつかのポイントを抑えておけば十分にリスクヘッジは可能です。
賃貸オフィスの企業のオフィスでフリーアドレス制を導入するところも！？
新しいワークスタイルやイノベーションを期待して、IT企業や外資系企業でフリーアドレス制を導入して、成果を挙げている事例は見たことがある方もいらっしゃるかもしれません。
プロジェクト毎やスケジュール毎に、各フロア分けされたフリーアドレス席で社員が仕事をするのです。
マネジメントやワークフローが大きく変わるため、導入は簡単ではありませんが、社員にアンケート調査を実施したり、綿密なプランニングをしたりすれば、フリーアドレスの導入は実現可能です。
また、大きなスペースをいくつも所持している企業でなく、賃貸オフィスを使用しているベンチャー企業等でも、フリーアドレス制の導入は盛んで、特にベンチャー企業でこの傾向は顕著です。
フリーアドレス制導入の成功事例も増えてきているので、事例研究をして導入プラン設計の参考にしてみるとよいでしょう。
賃貸オフィスの企業がフリーアドレス制を導入するメリットとは？
フリーアドレス制は、その特性やメリットから、賃貸オフィスでの導入にも実は適しています。
なぜなら、オフィスがオシャレで開放的になるだけではなく、省スペースで済みますし、席替えや資料・設備を移動する必要も無いからです。
フリーアドレス制の方がスッキリまとまるので、実はワンフロアのベンチャー企業等でもプロジェクトごとにデスクを分けたりして、工夫次第でうまく活動していくことができるんです。
また、賃貸オフィスに限らずフリーアドレス制のメリットとして、チーム毎やプロジェクト毎にメンバーを集めることが容易で、JVやコラボをする際にも、チーム編成が容易にできるという点が挙げられます。
一般的なオフィスのように固定席だと、業務が定型化・固定化してコミュニケーションも滞ってしまいますが、フリーアドレスなら役職の垣根を超えて軽やかでスムーズなコミュニケーションも期待できます。
このような環境から、社員自らが状況判断して、アクティブに主体的に行動していくことができます。
これからベンチャー企業や小規模企業を立ち上げる起業家は、あらかじめフリーアドレス制でスタートアップするのも、起業をスムーズに進める良い方法です。
閉塞的な空間になりがちな賃貸オフィスこそ、メリット盛りだくさんのフリーアドレス制の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
賃貸オフィスの企業がフリーアドレス制を導入するにあたっての注意点
賃貸オフィスの企業にフリーアドレス制はオススメなのですが、導入にあたっていくつか注意点があります。
まず、省スペースで活発な活動を実現するためには、ペーパーレス化や整理整頓、LAN設備やレイアウト設定など、綿密な環境整備をすることが必要です。
無鉄砲に勢いでフリーアドレス制に移行してしまうと、たちまちオフィスは乱雑な環境になってしまうでしょう。
他にも、業務フローやマネジメントの手法をこれまでと大きく変更する必要があり、社員が慣れるまで困惑してしまう可能性もあります。
事前にアンケート調査を実施したり、成功事例を参考にフリーアドレス導入後のシミュレーションを行ったりしておくと、移行もスムーズでしょう。
あまりに自由な雰囲気を許してしまうと、組織としての機能が保てなくなってしまうリスクもありますので、一定のルール付けも必要です。
まとめ
フリーアドレス制ならではのメリットや特徴について解説してきましたがいかがでしたでしょうか？
シェアオフィスだけでなく企業のオフィスでも導入が進んでいるフリーアドレス制。
その特性やメリットを理解すれば、従来のオフィスのように縛られた環境ではなく、開放的でアクティブに活動できる環境を実現できます。
ビジネスのイノベーションが期待できますし、仕事そのものを楽しむこともできるでしょう。
新しいワークライフスタイルとして、フリーアドレス制に着目してみませんか？
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