昨今シェアオフィスは起業家やフリーランスの間では頻繁によく利用をされるようになりました。その理由として、お気に入りのロケーションのオフィスをでありながら、低コストで利用できるとともに、さまざまな業種の人と交流を深めることができる空間であること等が挙げられます。
シェアオフィスの利用はスタートアップ企業だけではなく、固定費の削減を考えている企業や、固定オフィスの必要性が低い企業などにも浸透してきています。一方で、シェアオフィスにはメリットばかりではなく、当然デメリットも存在します。実際にシェアオフィスの利用でよくあるトラブルとその対策について解説します。シェアオフィスを借りた場合、どのようなトラブルに陥りがちかを検証し、事前に防ぐ対策やニーズに合ったシェアオフィスの選び方をご紹介します。
共有スペースがデメリットになるケース
シェアオフィスのがデメリットとしてよく言われるのが、共有スペースであるがゆえの周囲の「雑音（ノイズ）」です。
例えば急ぎの案件や納期が迫っているときなどには、集中して作業を進めたいものですが、オープンタイプのシェアオフィスでは周囲の話し声などを完全にシャットアウトできないため、業務に支障をきたすおそれがあります。
もし、単に「雑音」だけが気になるのであれば、ノイズキャンセリングシステムを搭載しているイヤホンを利用すれば集中力を維持できる可能性もありますし、個室スペースがあるオフィスなら、集中できる個室スペースに移って作業をするという方法もあります。
もう一つのデメリットに周りの人の動きが目に入ることが挙げられます。オープンタイプのシェアオフィスの場合にはどうしても人の動きが視界に入るものです。これが気になるようであれば、やはり作業する場所を変えるしかありません。
契約前に利用者の使用状況や個室ブースの設置数をなどはチェックが必要です。周囲の人たちの動向が視界に入るシチュエーションが苦手な場合は、開放的なシェアオフィスでではなく、空間そのものを物理的に隔ててくれる個室スペースが併設されているシェアオフィスや、席が窓側を向く形になっているタイプがのぞましいでしょう。
騒音を防ぐのと同時に視界の中で何かが動くことによる集中力の損失を防ぐように設計されているシェアオフィスを選ぶ方法もあります。
シェアオフィスの開放感が情報漏えいのリスクに
シェアオフィスは基本的に不特定多数の人が利用する空間です。パソコンを置いて席を離れたスキに「情報を盗み見される」「情報を持ち去られる」というリスクは否定できません。
特に、仕切りのない机を共有するコワーキングスペースの場合には、取引先などの連絡先やメールアドレス等個人情報を漏えいしないための注意が必要です。例えば、PC画面がまうしろ以外から見えないようにモニターにスクリーンをつける、離席する際にはPC画面を閉じる等の対応も必要になります。
個人情報の扱いと似ていますが、PC画面も同様です。PC画面は明るいので、遠く離れた席からでも表示内容がよく見えます。それに離席中に勝手に操作されてしまったらどうしようもありません。特にトイレなどで離席するときはPC画面をロックするなど細心の注意を払いましょう。
人の出入りが多いシェアオフィスでは、気をつけるのはPCだけではありません。紙のデータ情報、お客様の名刺、大切なデータ提案資料、自社の判子、印紙や現金等の管理もきちんとする必要があります。
大切なデータはPC内に残さずに、クラウド上に残すなど、万が一のために例えば、金庫を購入してそこに大切な物を入れるようにして、大切なデータはPC上に残さずネットワークHDDで全て管理して、帰りに金庫に入れると安心です。
インターネット環境の確認と 処理速度の低下の対策
シェアオフィス選びではインターネットのスピードは重要です。最近のシェアオフィスのほとんどが共有無線LAN（wi-fi）を提供していますが、多くの利用者が回線を共有することによりスピードが遅くなってしまうケースことがあります。
接続が不安定な状態で作業を進めるのは非効率であり、強いストレスになりますので、常に接続スピードやが大切な仕事の場合には、回線の強さなどは事前に運営会社に確認をしておく必要があります。
「スピードは100Mbpsあるから安心です」「無線アンテナも複数設置しています」という説明を入会時に受けたものの、以外にネットワークが弱かったというケースもあります。「有線接続の対応は可能か？」「LANケーブルは貸し出しているか？」「自身が契約するwi-fiの使用は可能か？」など、インターネット環境については特に念入りに確認しておくことが大切です。
コワーキングスペースを快適に利用するための注意事項
コワーキングスペースは、運営会社が定めた注意事項を守り、周囲への配慮も必要です。社会人として当たり前のことですが、案外これが守られずにトラブルの種になることがあります。簡単に捉えられがちですが、意外と大切なルールですので、トラブルの種にならないよう注意が必要なことがらを再確認しておきましょう。
挨拶は基本的なマナー
受付スタッフには挨拶するのはもちろんですが、コワーキングスペースで他の利用者と目が合った場合には、会釈や近くの席の方にだけでも軽く挨拶をするなどをしておきましょう。挨拶はお互いが気持ちよく利用するための基本的なマナーと心得ておくと良いですね。
共用机を独占しない・きれいに使う
自由席制のコワーキングスペースの場合、席は固定ではないので譲り合いの精神が必要です。共用机として数人掛けの大きなテーブルや長机は、資料を広げて作業をするのに好都合ですが、勝手に空きスペースに私物を置き、占領してしまい周囲の人への配慮を欠く行為はことはのぞましくありません。
椅子が数脚置いてあれば、それだけの人数で共用することが前提ですので、独占して他の利用者が使えなくなってしまわないように気をつけましょう。また、1席換算で利用料金を徴収しているところもありますので、共用机を広く使いたい場合には、運営者にきちんと確認しましょう。
きれいに使う
当たり前ですが、使用後は、「ゴミを放置しない」・「消しゴムのカスは捨てる」・「マジックのインクが付いたら消す」・「飲み物の水滴は拭き取る」などで汚したままにせず、最低限の片付けは必要です。
共有物の使い方
コワーキングスペースには、机以外にもパソコン用モニターやキーボード、文房具、LANケーブルなどのコワーキングスペースにはいろいろな共用物品があります。 例えば、いつも使ってるものが他の人に取られたなどと不満をあらわにするのもマナー違反です。
対策として、ロッカーを借りて私物を置くか、毎回持ち込めむようにするとよいでしょう。共有物を使用した後は、きちんと元の場所に戻し、次に使う人が困らないように、モニターやキーボードの長いコードは、きれいにまとめておくなどの配慮もトラブル回避につながります。
共有物の使用をめぐってのトラブルはよくありますので気をつけましょう。
他の利用者との距離感を保つ
同じコワーキングスペースの利用者だからといって、むやみに交流や協働をが求めたりするのはよくありません。
やたらに話しかけたり、勝手な思い込みで、最初から他の利用者に質問攻めにするなどの行為もNGです。相手が求めていないのに、必要以上のに接触をするのはトラブルのもとになりかねません。
人間関係の構築にも順序があります。気になる人がいたらまずは挨拶から始めて、適度な距離感を保ちながら、焦らずゆっくりと関係性を築いてけるか正しく判断していきましょう。
匂いや香りのきついものを避ける
「スメハラ（スメルハラスメント）」という”におい被害”をあらわす言葉がありますが、共有スペースで強いにおいを放つのはNGです。
気をつけたいのが食事のにおいです。飲食可能な休憩エリアを設けているコワーキングスペースなら、場合はそれほど問題になりませんが、「自席飲食が可能なタイプ」ではトラブルがよく起こります。
カレーやキムチなどは離れていても臭ってくるので気になりますし、その臭いにおいがは室内からなかなか消えません。そのため、自席飲食が可能なオフィスの場合でも「匂いがきついものは不可」としているところがありますので注意が必要です。
また、自分自身の”香害”にも気を付けたいものです。最近問題になっているのが、洗剤や柔軟剤をはじめとしたする香料、制汗スプレー、香水のにおいなどです。
本人にとっては良い香りであっても、不快に思っている人がいるかもしれません。嗅覚などの感覚には個人差があります。最近では香害と呼ばれるほど、香料の匂いによる問題は実は深刻です。洗剤や柔軟剤のほかにも香水・制汗スプレーなど自分は鼻が慣れてしまい気づかなくても、周囲は迷惑しているということもあります。
まとめ
不特定多数の人が利用するシェアオフィスでは、その利用の仕方やマナーなどをめぐって会員同士がトラブルになることもあります。 また、運営会社と契約したものの「不都合が多く、こんなはずじゃなかった…」というケースもあります。
しかしシェアオフィスの利用時には、基本的なルールを守れば自らトラブルに巻き込まれることはありません。
契約前に「知りたいこと」「気になること」をしっかり確認しておけば無用なトラブルを防げます。「マナーやルールを守る」「しっかり確認する」ことで、快適なシェアオフィスライフを送ってください。
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