新規事業開発やオフィススペース拡大のために、社外にシェアオフィスやレンタルオフィスなどのサテライトオフィスの導入を検討してはいないでしょうか。今回は、メリットやデメリット、探し方について解説します。
サテライトオフィス導入のメリット
トータルコストの削減
サテライトオフィスを構えることで、コスト削減につながります。立地によっては、従業員の交通費を減らせるだけでなく、都市部に大規模なオフィスを構えるより、賃料などの価格を抑えられる可能性も。従業員にとっても郊外に安い賃料で住むといった選択肢が広がるでしょう。
また、シェアオフィスやレンタルオフィスといった施設利用型のサテライトオフィスであれば、初期投資の価格も抑えることができます。物件によりますが、既にオフィスインフラの整った施設を利用できるため、新たにOA機器やオフィス用のデスクなどの購入は不要です。一時的な人員増加やオフィススペース確保といった目的での、短期的な利用にも適しています。
コミュニティを形成しやすい
シェアオフィスやレンタルオフィスといった施設型のサテライトオフィスでは、コミュニティを形成しやすいです。他のスタートアップ企業とリレーションを構築することで、ビジネスの発展につながるチャンスを得られるかもしれません。
また、サテライトオフィス内にとどまらず、地域とのコミュニティも構築できます。地域のリソースを活かして、事業発展に上手く取り入れられるといいでしょう。産学連携でプロジェクトを発足させれば、学生や地域を巻き込んだ発展的な事業となるでしょう。
業務効率の向上
特に郊外のサテライトオフィスでは、移動時間を短縮できます。その時間を睡眠や業務、リフレッシュに充てることで従業員のパフォーマンス向上につなげられるでしょう。また、営業や打ち合わせを都市部で終えた後に、都市部の本社に戻るのではなくサテライトオフィスを利用すれば、余計な移動時間や費用が発生せずに済みます。
もしクライアントが、郊外にオフィスを構えているのであれば、かえって郊外にサテライトオフィスを設けた方が効率的です。また、郊外で営業や打ち合わせを希望されたら、レンタルオフィスやシェアオフィスの個室やミーティングルームを活用してもいいでしょう。
ワークライフバランスの適性化
サテライトオフィスを活用することで、従業員の時間に余裕が生まれると家族との交流や子育てに時間を充てられます。郊外や地方であれば、オフィス周辺に山や海、温泉、動植物園など、レジャーしやすい環境も多くあります。業務以外の時間や休日を使って、趣味や家族サービスもできます。うまくリフレッシュをすることで、仕事につながるアイディアが生まれるかもしれません。
サテライトオフィス導入のデメリット
本社とのコミュニケーションロスの可能性
サテライトオフィスを活用する場合、本社とのコミュニケーションは主にオンラインツールを介して行います。打ち合わせの雰囲気などの情報が伝わりづらく、コミュニケーションの取りにくさを感じるかもしれません。そこで、常にカメラを利用してリアルタイムでのコミュニケーションを取るといった工夫が必要になってきます。
一方で、地域のイベントやお祭りなど、コミュニケーションの話題作りには事欠きません。何気ない話題で盛り上がることが、円滑なコミュニケーションの実現やビジネスアイディアの獲得にも役立つでしょう。
万全なセキュリティ対策の必要性
シェアオフィスやレンタルオフィスでは、他の利用者と共有スペースで業務を行う場合が多いでしょう。社外の人と空間を共有するため、セキュリティ対策の意識を持っておかねばなりません。メールや通話の内容、関連資料が、社外に漏れないよう対策を打っておきましょう。業務に使用するPCやタブレット、スマートフォンなどの紛失も情報漏洩につながるかもしれません。
ただ、セキュリティを考慮したシェアオフィスやレンタルオフィスを選んで防ぐこともできます。例えば、オートロック式の扉なら、部外者が侵入してくる心配もありません。エントランスに限らず、ロビーフロアやオフィススペースで、ICカードを使ったロック解除を求められるだけでセキュリティレベルは上がります。また、共有スペースではなく、個室を利用しておけば、より安全に利用できます。特に、書類や重要物保管場所を保管する際には、個室で保管スペースを設置しておくといった対処が大切になってきます。
セキュリティ対策は、サテライトオフィスに限ったことではないため、普段からの危機管理が重要になってきます。
状況によっては忙しくなる可能性も
シェアオフィスやレンタルオフィスなどのサテライトオフィスで、積極的にコミュニティに飛び込み関係を構築していくと、地域事業やプロジェクトに結び付けられるかもしれません。しかし、熱中するあまりに休日も平日も関係なくなり、時間の余裕を持つはずが、気がつくとハードスケジュールになってしまうことも。オンとオフの境界線を良い意味で区切らず楽しめると、充実して過ごせるでしょう。
サテライトオフィスの導入までの流れ
サテライトオフィスの探し方
サテライトオフィスに適した物件は、どうやって見つけられるのでしょうか。 なるべく時間や費用をかけずにサテライトオフィスを導入するため、特におすすめなのはレンタルオフィスやシェアオフィスの活用です。設備環境も整っている物件なら、新たにデスクやオフィス機器などを買い揃える必要もありません。「JUST FIT OFFICE」で探せる物件なら、すべて登記対応。ビジネス街の一等地、東京都港区虎ノ門の物件で、4名の個室を月額約9万円で利用することも可能です。好立地でありながら費用を抑え、新規事業立ち上げの拠点としても使えるでしょう。
さらにシェアオフィスを検討するなら、70以上のシェアオフィス・レンタルオフィスから、条件に合った物件リストが無料で届く「オフィスチョイス」もおすすめです。自分でオフィス探しをするよりもさらに時間や費用を節約できます。
サテライトオフィスの選び方
選ぶ際の観点として、主に4つのポイントがあります。
まず、月額費用。サテライトオフィス導入の上で最重となる項目です。その内訳は、月額家賃や月額管理費（水道光熱費など含む）など。会社の予算に適した物件を選びましょう。
次に、設備環境です。共有スペース、ミーティングスペースなどを含めて、利用できる面積を確認します。スタッフの人数に合った適切な広さを確保しましょう。レンタルオフィスやシェアオフィスでは、デスクなどのオフィス関連設備がどの程度設置されているのかを確認しましょう。
そして、他の入居者の確認です。会社や業種が入っているかで、物件に合う、合わないの違いを判断できます。特にレンタルオフィスやシェアオフィスでは、コミュニティを活用して、ビジネスの発展にもつなげられます。
最後に、セキュリティ対策です。前述の通り、セキュリティ対策は企業活動の上で欠かせない要素です。十分な対策がなれているかをチェックしておきましょう。 以上、4ポイントを選ぶ上での参考にしてみてください。
希望の物件を見つけられない場合
万が一、レンタルオフィスやシェアオフィスといったサテライトオフィス用の物件を見つけられない場合には、通常の賃貸物件を検討してみてはいかがでしょうか。希望の地域を絞り込み、オフィス物件を扱う地元不動産に一度相談してみましょう。「【これだけでOK】オフィス・シェアオフィス内覧時チェックリスト」などの記事も参考にしてみてください。
また、「JUST FIT OFFICE」なら社員数・エリアを選択することで、オフィス導入時の初回支払額や月額賃料を自動で算出できます。エリアごとの相場がわからない、等のざっくりした悩みも解消できるでしょう。実際に内見する前、もしくは地元不動産に相談する前に目途を付けておくためにも、ぜひ有効活用してみてください。
さらに、自分でオフィス探しをする時間がない方にも朗報です！「JUST FIT OFFICE」が提供する「オフィスチョイス」は東京都内・横浜にある70以上のシェアオフィス・レンタルオフィスから、条件に合った空き室物件をメールでお届けします。話題のWeWorkをはじめとした最新施設から、月額8,000円から利用できる高コスパ物件まで、幅広い選択肢の中から、ぴったりの物件リストを作成します。現在都心の空室率はなんと1～2％。そんな状況で手当たり次第にオフィス探しをすると、時間と手間を無駄にする可能性も。だからこそ、ロケーションが良いだけでなく、初期費用も抑えられる選択肢として、シェアオフィスを考えてみてはいかがでしょうか。
JUST FIT OFFICE Magazine Editorial Department
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